Tip WhatsApp perniagaan: 10 cara mendapat lebih balasan

Panduan ini untuk pemilik perniagaan dan pasukan kecil yang menjual atau melayan pelanggan di WhatsApp, seperti kedai baju kurung, pusat tuisyen, ejen kereta sewa atau klinik. Anda akan mendapat sepuluh amalan yang membawa lebih banyak balasan tanpa mengganggu kenalan anda atau membahayakan nombor anda.

1. Dapatkan kebenaran, dan permudahkan cara untuk berhenti

Orang yang meminta untuk dihubungi memang menantikan mesej anda. Orang yang tidak pernah meminta lebih cenderung menyekat anda. Dasar Pemesejan Perniagaan WhatsApp menetapkan bahawa anda perlu mendapatkan kebenaran (opt-in) sebelum menghantar mesej kepada seseorang, dan anda mesti menghormati setiap permintaan untuk berhenti, sama ada ia dibuat di WhatsApp atau di tempat lain.

• Minta kebenaran semasa pelanggan berurusan dengan anda. Di kaunter: “Boleh kami WhatsApp anda apabila koleksi Raya baharu tiba?” Pada borang pesanan: kotak tanda yang menyatakan apa yang akan anda hantar.
• Catat bila dan bagaimana setiap orang bersetuju, contohnya “bersetuju semasa membuat bayaran”.
• Beritahu cara untuk berhenti. Akhiri mesej promosi dengan ayat seperti “Balas BERHENTI jika tidak mahu menerima promosi.”

Dalam MacroWA, kata kunci berhenti langgan (STOP, BERHENTI) dan kata kunci langgan (YA, SETUJU, START) mengemas kini kenalan secara automatik. Kenalan yang telah berhenti langgan tidak akan dihantar mesej, dan kempen hanya dihantar kepada kenalan yang telah bersetuju.

2. Balas dengan pantas, walaupun selepas kedai tutup

Pelanggan yang mencari kereta untuk hujung minggu ini akan menghubungi tiga ejen kereta sewa serentak. Jika anda membalas keesokan paginya, mungkin mereka sudah menempah di tempat lain.

• Sekurang-kurangnya, tetapkan mesej berada di luar (away message). Dalam aplikasi WhatsApp Business, anda boleh menetapkannya supaya dihantar hanya di luar waktu perniagaan, dan nyatakan bila anda akan kembali.
• Lebih baik lagi, jawab soalan biasa dengan segera. Balasan kata kunci untuk “harga” atau “price” boleh menghantar senarai harga anda pada jam 11 malam.
• Untuk soalan yang tidak dapat dijangka, ejen AI boleh menjawab berdasarkan produk, harga dan soalan lazim anda sendiri, mengikut peraturan yang anda tetapkan, seperti “serahkan kepada staf jika tidak pasti”.

Di WhatsApp Business API rasmi, ada satu lagi sebab untuk membalas dengan cepat: anda hanya boleh menghantar balasan biasa, tanpa templat, dalam tempoh 24 jam selepas mesej terakhir pelanggan. Selepas itu, anda perlu menggunakan templat yang telah diluluskan oleh Meta.

Auto Reply MacroWA menjawab kata kunci, sebarang mesej atau kenalan baharu, dan AI Smart Reply menjawab selebihnya berdasarkan pengetahuan yang anda luluskan. Tidak pasti yang mana anda perlukan? Baca chatbot berbanding ejen AI.

3. Lengkapkan profil perniagaan anda

Jika waktu operasi dan alamat sudah ada dalam profil anda, pelanggan tidak perlu bertanya dan anda tidak perlu menjawab.

Dalam aplikasi WhatsApp Business, profil boleh memaparkan penerangan, alamat, waktu perniagaan, kategori, e-mel dan laman web, serta katalog yang boleh dilihat oleh pelanggan sebelum mereka menghantar mesej. Bagi klinik, waktu operasi dan alamat penuh (termasuk tingkat dan nombor unit) paling penting. Bagi kedai baju kurung, katalog yang paling penting.

Tetapkan waktu perniagaan di situ, dan mesej berada di luar daripada tip 2 boleh dihantar hanya semasa anda tutup.

4. Bahagikan kenalan, jangan hantar kepada semua orang

Ibu bapa pelajar Tingkatan 5 tidak berminat dengan kelas Bahasa Inggeris Tahun 4 anda. Setiap mesej yang tidak berkaitan memberi mereka sebab untuk menyenyapkan atau menyekat anda.

• Susun kenalan mengikut apa yang mereka tanya atau beli: “SPM Matematik Tambahan”, “Bahasa Inggeris Tahun 4”, “sudah bertanya, belum mendaftar”.
• Gunakan tag untuk perkara yang berubah, seperti sudah bayar atau belum bayar, dan kumpulan untuk senarai penerima.
• Hantar setiap mesej kepada kumpulan paling kecil yang sesuai.

MacroWA mengimport kenalan daripada CSV ke dalam kumpulan dan tag, dengan medan tersuai pada setiap kenalan. Aliran juga boleh meletakkan tag secara automatik, contohnya kepada semua yang memilih “Matematik Tambahan” daripada menu.

5. Peribadikan mesej dengan maklumat yang anda ada

“Kereta MPV 7 tempat duduk anda sedia untuk diambil esok, jam 9 pagi” berbunyi seperti mesej untuk anda. “Pelanggan yang dihormati” berbunyi seperti mesej pukal.

• Simpan beberapa medan yang berguna pada setiap kenalan: nama, pembelian terakhir, cawangan, kelas atau tarikh temu janji.
• Gunakan medan itu apabila ia membantu. Peringatan klinik yang menyebut nama doktor dan masa temu janji lebih berguna daripada “jangan lupa temu janji anda”.
• Jangan meneka. Jika medan nama kosong atau tertulis “Abang Kereta”, jangan letakkan nama.

Dalam MacroWA, setiap kenalan menyimpan medan tersuai, dan aliran boleh menyimpan jawapan pelanggan lalu bercabang berdasarkan jawapan itu kemudian.

6. Pastikan siaran relevan dan tidak terlalu kerap

Sebelum setiap siaran, tanya satu soalan: adakah orang ini gembira menerimanya? Stok baharu dalam saiz yang mereka beli sebelum ini, ya. Grafik “Selamat Hari Isnin”, mungkin tidak.

• Tetapkan rentak dan patuhinya. Satu mesej koleksi baharu seminggu lebih mudah diterima daripada tiga promosi dalam dua hari.
• Hormati waktu senyap. Elakkan lewat malam, awal pagi dan waktu solat Jumaat.

Kempen MacroWA menyokong penjadualan dan waktu senyap, dan hanya dihantar kepada kenalan yang telah bersetuju. Di API rasmi, siaran menggunakan templat yang diluluskan dan boleh dijadualkan untuk kumpulan kenalan.

7. Jadikan balasan semudah satu ketikan

Menaip jawapan penuh di telefon memerlukan usaha. Menekan butang jauh lebih mudah.

• Gantikan “Balas 1 untuk harga, 2 untuk lokasi” dengan butang atau menu sebenar.
• Pastikan pilihan ringkas. Di API rasmi, mesej butang balasan boleh mempunyai sehingga tiga butang.
• Untuk maklumat yang lebih panjang, seperti tempahan dengan tarikh, masa dan doktor, API rasmi menyokong WhatsApp Flows, iaitu borang yang diisi di dalam perbualan.

Aliran MacroWA boleh menghantar butang atau menu, dan balasan butang atau menu boleh memulakan aliran seterusnya. Cara aliran automasi WhatsApp berfungsi menunjukkan satu contoh.

8. Hantar fail, bukan karangan

Perenggan panjang tentang harga hanya dibaca sepintas lalu. Senarai harga satu halaman dalam bentuk PDF boleh disimpan dan dikongsi kepada sesiapa yang membuat keputusan di rumah.

• Kereta sewa: satu gambar kereta sebenar, diikuti kadar harian dan deposit dalam dua baris.
• Kedai baju kurung: gambar pakaian dalam setiap warna, bukan perenggan yang menerangkan warnanya.
• Pastikan kapsyen ringkas dan akhiri dengan satu soalan yang jelas, seperti “Saiz apa yang anda perlukan?”

Quick Send MacroWA menghantar teks, gambar, video, fail audio atau dokumen dalam beberapa saat. Setiap ejen AI juga mempunyai pustaka media yang mengandungi gambar dan PDF berserta penerangan, dan memilih yang sesuai untuk dihantar.

9. Serahkan kepada staf pada masa yang tepat

Bot sesuai untuk menjawab soalan tentang waktu operasi, harga dan arah jalan. Aduan, bayaran balik dan permintaan luar biasa memerlukan manusia. Dasar WhatsApp juga menyatakan bahawa jika anda menggunakan automasi, pelanggan mesti mempunyai cara yang segera, jelas dan terus untuk menghubungi manusia.

• Tentukan apa yang mencetuskan serahan: mesej yang marah, soalan tentang bayaran balik, pesanan besar, atau pelanggan menaip “staf”.
• Beritahu pelanggan apa yang berlaku seterusnya: “Saya telah serahkan perkara ini kepada Aisyah. Beliau akan membalas dalam masa satu jam.” Janjikan hanya masa yang mampu ditepati oleh pasukan anda.
• Pastikan bot berhenti membalas sebaik sahaja staf mengambil alih.

Dalam MacroWA, apabila staf membalas dari telefon atau papan pemuka, bot berhenti seketika untuk pelanggan tersebut secara automatik (30 minit secara lalai, boleh diubah). Aliran juga boleh menyerahkan perbualan dengan sengaja melalui langkah serah kepada staf.

10. Pantau angka anda

Kiraan diterima dan dibaca menunjukkan sama ada mesej anda sampai. Di API rasmi, Meta juga memberi penarafan kualiti kepada nombor itu sendiri. Pelanggan boleh menyekat atau melaporkan perniagaan, dan dasar Meta menyatakan bahawa sistemnya kemudian boleh mengehadkan jumlah mesej yang dihantar oleh perniagaan tersebut.

• Selepas setiap kempen, bandingkan kiraan diterima dengan dibaca. Banyak diterima tetapi sedikit dibaca mungkin menunjukkan ayat pembuka yang lemah atau masa yang kurang sesuai.
• Lihat kiraan gagal. Jika tinggi, mungkin terdapat nombor lama atau salah taip dalam senarai anda, jadi bersihkannya.
• Di API rasmi, semak penarafan kualiti dan had pemesejan dalam WhatsApp Manager. Jika penarafan menurun, semak siaran terkini sebelum menghantar yang seterusnya.

MacroWA menjejaki status penghantaran dan bacaan, serta memaparkan penarafan kualiti, tahap had pemesejan dan status akaun bagi setiap nombor API rasmi, dengan pautan yang membuka WhatsApp Manager. Bagi nombor yang disambungkan dengan mengimbas kod QR, halaman Peranti dan QR menunjukkan sama ada setiap nombor masih bersambung.

Langkah seterusnya

Masih memilih cara untuk menyambungkan nombor anda? Baca apa itu WhatsApp Business API dan bandingkan dengan pilihan mula pantas kod QR di halaman ciri-ciri. Halaman AI menerangkan cara ejen mempelajari produk anda, dan Soalan Lazim menjawab soalan tentang berhenti langgan dan serahan kepada staf.