Automasi WhatsApp: 5 aliran pertama yang perlu anda bina

Panduan ini untuk pemilik perniagaan kecil yang masih menjawab setiap mesej WhatsApp sendiri. Di sini ada lima automasi yang wajar dibina dahulu, setiap satu diterangkan sebagai aliran yang mudah dibayangkan: apa yang memulakannya, apa yang dihantar dan di mana ia berakhir. Kesemuanya boleh dibina dalam pembina aliran MacroWA pada mana-mana pilihan sambungan, kecuali borang tempahan dalam automasi 4 yang memerlukan WhatsApp Business API rasmi.

1. Sambut kenalan baharu dengan menu ringkas

Kedai baju kurung menerima soalan pertama yang sama sepanjang hari: “Ada saiz XL?”, “Yang ini berapa?”, “Boleh pos ke Sabah?” Aliran sambutan mengendalikan pertukaran pertama ini untuk anda.

• Pencetus: kenalan baharu.
• Hantar: ucapan dua baris dengan tiga butang, contohnya Senarai harga, Saiz & stok dan Cakap dengan staf. Pada API rasmi, satu mesej boleh membawa sehingga tiga butang balasan, jadi gunakan menu jika pilihan lebih banyak.
• Cabang: Senarai harga menghantar katalog anda dalam bentuk gambar atau PDF, Saiz & stok bertanya rekaan mana yang dicari, dan Cakap dengan staf terus ke serahan dalam automasi 5.

2. Tapis prospek sebelum anda meluangkan masa

Ejen kereta sewa menerima mesej “Ada kereta minggu depan?” daripada keluarga yang mahu balik ke Kelantan, dan mesej yang sama daripada orang yang sedang mengumpul sepuluh sebut harga. Aliran penapisan bertanya dahulu, sebelum ejen mengangkat telefon:

1. Pencetus: kata kunci yang mengandungi “sewa” atau “rent”, atau butang Tempah kereta daripada menu sambutan.
2. Tanya: “Pada tarikh bila anda perlukan kereta?” Simpan sebagai {{tarikh_ambil}}.
3. Tanya: “Kompak, sedan atau MPV?” dengan satu butang bagi setiap pilihan. Simpan sebagai {{jenis_kereta}} dan gunakan cabang setiap pilihan untuk menanda kenalan.
4. Tanya: “Untuk berapa hari?” Simpan sebagai {{bilangan_hari}}.
5. Permintaan HTTP: hantar nama, nombor dan jawapan ke CRM atau Google Sheet anda.

Jika pelanggan senyap, cabang tiada jawapan pada soalan itu menghantar satu peringatan ringkas, menanda mereka sebagai prospek dingin dan menamatkan aliran. Jika permintaan HTTP berjaya, balas “Terima kasih, sebut harga anda sedang disediakan” dan masukkan apa-apa yang dihantar balik oleh sistem anda, seperti nombor rujukan. Jika gagal, tag kenalan sebagai gagal hantar dan serahkan perbualan kepada staf, supaya prospek itu tidak hilang.

Pada API rasmi, langkah soalan dan teks juga mempunyai laluan “Window closed” (lihat kesilapan terakhir di bawah).

3. Beri jawapan yang berguna pada pukul 11 malam

Klinik menerima mesej lama selepas kaunter ditutup: “Esok buka pukul berapa?”, “Ada doktor perempuan?” Balasan yang hanya berkata “Kami sudah tutup” membuatkan pesakit mencari klinik lain di Google Maps.

• Pencetus: sebarang mesej.
• Syarat: waktu. Dalam waktu operasi (contohnya 8 pagi hingga 10 malam), aliran tamat dan staf anda mengambil alih. Di luar waktu itu, aliran masuk ke cabang malam.
• Cabang malam: beritahu bila klinik dibuka, kemudian jawab apa yang boleh dijawab sekarang: waktu operasi, lokasi dan cara membuat temujanji. Tambah “Untuk kecemasan, hubungi 999.” dan tag kenalan sebagai luar waktu supaya pasukan pagi membalas mereka dahulu.

Untuk soalan yang lebih daripada teks tetap, tambah langkah balasan AI dengan ejen AI yang mengetahui caj dan perkhidmatan klinik anda. Tetapkan kekangannya supaya ia tidak sekali-kali memberi nasihat perubatan, dan menyerahkan perbualan kepada staf apabila tidak pasti.

4. Terima tempahan melalui borang, kemudian hantar peringatan

Sebuah pusat tuisyen menawarkan kelas percubaan percuma, dan ibu bapa menghantar butiran sedikit demi sedikit sepanjang hari: tahap anak, subjek, petang mana yang sesuai.

Pada API rasmi, hantar borang WhatsApp Flow: borang ringkas yang dibina di Meta dan dibuka di dalam WhatsApp. Ibu bapa memilih subjek, tahap anak (contohnya Darjah 5 atau Tingkatan 3) dan slot masa sekali gus. Jawapan masuk ke Peti Masuk MacroWA dan ke automasi anda, jadi aliran boleh mengesahkan tempahan itu serta-merta.

Kemudian tambah langkah tangguh dan peringatan menggunakan templat yang diluluskan: “Peringatan: kelas percubaan {{nama_anak}} esok pukul 3 petang.” Templat diperlukan kerana peringatan itu mungkin dihantar lebih daripada 24 jam selepas mesej terakhir ibu bapa. Pada API rasmi, hanya templat yang telah diluluskan oleh Meta boleh dihantar di luar tetingkap itu.

Meta membahagikan templat kepada tiga kategori: pemasaran, utiliti dan pengesahan. Peringatan tempahan sesuai dengan kategori utiliti, yang Meta terangkan sebagai mesej yang dicetuskan oleh tindakan atau permintaan pengguna. Jangan selitkan promosi, kerana Meta akan menganggap templat itu sebagai pemasaran.

Pada sambungan kod QR, kumpul butiran yang sama dengan langkah tanya soalan, dan hantar peringatan sebagai mesej biasa.

5. Serahkan perbualan kepada staf dengan kemas

Setiap aliran di atas memerlukan jalan keluar kepada manusia. Dasar Pemesejan WhatsApp Business Meta menetapkan bahawa perniagaan yang mengautomasikan balasan mesti menyediakan laluan eskalasi yang segera, jelas dan terus, dan pemindahan kepada ejen manusia di dalam perbualan ialah salah satu pilihan yang disenaraikan.

Beri pelanggan tiga laluan masuk:

• Pencetus kata kunci dengan tetapan “mengandungi” untuk perkataan seperti “agent”, “staf” dan “admin”.
• Satu baris dalam kekangan ejen AI anda: serahkan kepada staf jika tidak pasti.
• Balasan staf. Apabila pasukan anda membalas dari telefon atau papan pemuka, MacroWA menjeda bot untuk pelanggan tersebut secara automatik (30 minit secara lalai pada sambungan kod QR, dan boleh diubah).

Langkah serah kepada staf itu sendiri menjeda bot untuk pelanggan tersebut. Sebelum langkah itu, beritahu pelanggan bahawa staf akan membalas, dan bila. Selepas itu, tag kenalan sebagai perlu staf, atau hantar makluman ke alat lain yang digunakan pasukan anda melalui permintaan HTTP ke n8n atau Zapier.

Cara aliran dibina dalam MacroWA

Anda membina aliran di atas kanvas seret-dan-lepas menggunakan blok berikut:

• Pencetus: kata kunci (tepat, mengandungi atau corak), sebarang mesej, kenalan baharu, atau balasan butang atau menu.
• Mesej: teks, media, butang, menu dan templat yang diluluskan, serta borang WhatsApp Flow pada API rasmi.
• Tanya soalan: simpan jawapan sebagai pemboleh ubah, dengan cabang jawapan, tiada jawapan dan setiap pilihan.
• Logik: syarat berdasarkan jawapan, medan kenalan, teks mesej atau waktu, serta tangguh selama beberapa minit atau jam.
• Tindakan: tambah atau buang tag dan kumpulan, langgan atau berhenti langgan, balas dengan ejen AI, hantar permintaan HTTP, atau serah kepada staf.

Apabila anda mempunyai beberapa aliran, dua tetapan menjadi penting. Keutamaan aliran menentukan aliran mana yang berjalan apabila lebih daripada satu aliran aktif sepadan dengan mesej yang sama, jadi aliran “staf” anda patut diletakkan di atas aliran luar waktu. Sejarah larian memaparkan setiap larian pada garis masa langkah demi langkah, cara paling cepat untuk mengetahui mengapa pelanggan menerima balasan yang pelik.

Untuk mengelak bermula dengan kanvas kosong, gunakan Jana dengan AI: terangkan aliran dengan ayat biasa (“tanya kenalan baharu nama dan kawasan mereka, kemudian hantar ke Google Sheet saya”) dan anda akan mendapat draf untuk disemak.

Kesilapan yang perlu dielakkan

Aliran yang tidak berpenghujung

Setiap cabang patut berakhir dengan balasan, tag atau serahan kepada staf. Cabang tiada jawapan yang bertanya soalan yang sama tanpa henti lebih teruk daripada tiada aliran langsung. Sejarah larian menunjukkan langkah tempat sesuatu larian berhenti.

Tiada cara untuk menghubungi manusia

Letakkan Cakap dengan staf dalam menu sambutan, dan pastikan aliran kata kunci daripada automasi 5 sentiasa aktif dengan keutamaan yang tinggi.

Menghantar mesej kepada kenalan yang telah berhenti langgan

MacroWA tidak sekali-kali menghantar mesej kepada kenalan yang telah membalas STOP atau BERHENTI, dan kempen hanya dihantar kepada kenalan yang telah bersetuju. Dasar Meta juga mensyaratkan persetujuan sebelum anda menghantar mesej kepada seseorang, dan anda mesti menghormati permintaan berhenti langgan, sama ada dibuat di WhatsApp atau di luarnya. Jika aliran anda mengumpul persetujuan melalui butang Ya, hantarkan tawaran, tambah tindakan kenalan langgan.

Mengabaikan tetingkap 24 jam pada API rasmi

Tempoh tangguh yang panjang, atau cabang tiada jawapan yang menunggu semalaman, boleh menolak langkah seterusnya melepasi tetingkap 24 jam. Pembina aliran mematuhi peraturan tetingkap ini, dan langkah seperti soalan dan teks dalam tangkapan skrin di atas mempunyai laluan “Window closed”. Letakkan templat yang diluluskan pada laluan itu, atau tamatkan aliran di situ. Meta mengenakan caj bagi setiap templat yang dihantar dan membilkannya terus kepada anda, jadi aliran yang menghantar templat berulang kali akan menelan kos sebenar.

Langkah seterusnya

Halaman ciri-ciri menyenaraikan setiap blok aliran. Masih memilih antara sambungan kod QR dan API rasmi? Baca apa itu WhatsApp Business API. Untuk langkah balasan AI, lihat chatbot atau ejen AI dan cara kekangan ejen berfungsi di halaman AI.